Shopify Admin: Alles zur Verwaltung und Abwicklung von Bestellungen

1.1. Alle Bestellungen auf einem Blick

Hier siehst du alle wichtigen Informationen auf einen Blick:

• Bestellnummer: Die Bestellungen werden chronologisch absteigend nach Bestellnummer sortiert, beginnend mit der neuesten.
• Bestelldatum: Direkt neben der Bestellnummer findest du das Datum und die Uhrzeit der Bestellung.
• Kunde: Der Vor- und Nachname der Person, die die Bestellung aufgegeben hat, wird hier angezeigt.
• Bestellsumme: Dies ist der Gesamtbetrag, den der Kunde zahlt, inklusive aller Produktwerte und abzüglich möglicher Rabatte.
• Zahlungsstatus: Der aktuelle Zahlungsstatus der Bestellung wird hier angezeigt. Typische Status sind bezahlt, ausstehend oder zurückerstattet.
• Ausführungsstatus: Hier siehst du den aktuellen Status der Bestellung. Übliche Status sind Ausgeführt, Nicht ausgeführt und Teilweise ausgeführt.
• Menge an Produkten je Bestellung: Dies zeigt die Anzahl der Produkte in der jeweiligen Bestellung.
• Weitere Informationen: Es gibt zusätzliche Spalten mit relevanten Bestellinformationen, nach denen du filtern kannst.

1.2. Bestellstatus verstehen

In Shopify können Bestellungen unterschiedliche Status annehmen. Diese kannst du auf einen Blick einsehen und so zügig den aktuellen Stand deiner Bestellung nachvollziehen.

Genereller Status einer Bestellung

• Offen: Ein Kunde hat eine Bestellung in deinem Online-Shop aufgegeben, die du noch nicht bearbeitet oder ausgeführt hast. Daher ist der Status als offen markiert.
• Archiviert: Eine Bestellung eines Kunden wurde von dir bereits bearbeitet und abgeschlossen. Es sind keine weiteren Schritte erforderlich, weshalb die Bestellung archiviert ist. Dies kann automatisch oder manuell erfolgen.
• Storniert: Die Bestellung wurde ganz oder teilweise storniert. Dieser Status ergänzt einen der beiden vorherigen Status, je nachdem, ob noch Aufgaben ausstehen.

Zahlungsstatus bei Shopify

• Bezahlt: Bei aktivierten Zahlungsmethoden wie PayPal oder Kreditkarte wird dieser Status oft direkt bei Bestelleingang angezeigt. Die Zahlung wurde sofort erfasst und das Geld vom Kunden an den Zahlungsanbieter überwiesen.
• Ausstehend: Wenn du Zahlungsmethoden nutzt, bei denen die Zahlung später erfolgt (wie bei Vorkasse), ist zu Beginn noch keine Zahlung erfasst. Das Geld ist noch nicht bei dir eingegangen, daher ist der Status auf ausstehend gesetzt.
• Zurückerstattet: Wenn du das Geld erhalten hast, aber aufgrund einer Retoure oder eines anderen Grundes den gesamten Betrag an den Kunden zurückzahlst, wird dies im Zahlungsstatus als zurückerstattet angezeigt.
• Teilweise erstattet: Wenn du das Geld erhalten hast, aber einen Teilbetrag der Bestellsumme aufgrund einer Retoure oder eines anderen Grundes zurückerstattest, wird dies im Zahlungsstatus als teilweise zurückerstattet angezeigt.
• Storniert: Wenn du eine Bestellung stornierst, bevor das Geld eingegangen ist, wird der Status auf storniert gesetzt.

Ausführungsstatus

Neben dem generellen Bestell- und Zahlungsstatus gibt es einen weiteren Status, der dir hilft, den Überblick im operativen Geschäft zu behalten: den Ausführungsstatus, auch Fulfillment Status genannt. Dieser zeigt dir, welche Bestellungen bereits verschickt wurden und welche noch ausstehen.

Hier sind die häufigsten Ausführungsstatus in deinem Shopify Account:

• Nicht ausgeführt: Wenn eine Bestellung eingeht, ist der Ausführungsstatus zunächst auf "nicht ausgeführt" gesetzt, da du die Bestellung noch nicht verpackt oder versendet hast.
• Ausgeführt: Sobald du die Bestellung verpackt und versendet hast und dies in Shopify vermerkst, ändert sich der Status auf "ausgeführt". Du musst dann nichts weiter tun.
• Teilweise ausgeführt: Wenn du mehrere Produkte in einer Bestellung hast und diese nicht alle gleichzeitig verschickst, sondern separat, wird der Status "teilweise ausgeführt" angezeigt. Das passiert, wenn du einen Teil der Bestellung aufgrund von Lieferengpässen sofort versendest und den Rest später. Der Status bleibt bestehen, bis die gesamte Bestellung versendet ist.
• Geplant: Dieser Status tritt bei Abo-Produkten auf. Hier wird die Bestellung als "geplant" vorgemerkt und springt erst zum Fälligkeitsdatum auf "nicht ausgeführt", damit du sie dann ausführen kannst.

1.3. Bestellungen filtern

Um dir eine noch bessere Übersicht zu deinen Bestellungen zu bieten, stehen dir verschiedene Funktionen zur Verfügung. Klicke dafür oben rechts in der Liste auf das Lupen-Symbol. Es öffnet sich eine Suchleiste, mit der du gezielt nach Bestellungen suchen und filtern kannst.

Um nach bestimmten Begriffen zu suchen, gib einfach die gewünschten Begriffe ein. In Echtzeit werden dir dann alle relevanten Bestellungen angezeigt.

Du kannst auch spezielle Filter hinzufügen, um die Vielzahl der Bestellungen besser zu überblicken. Klicke dafür auf die Schaltfläche "Filter hinzufügen +". Eine Liste mit möglichen Filtern wird angezeigt, die du nach Bedarf nutzen kannst.

Das Filtern der Bestellungen hilft dir, schnell eine Liste aller Bestellungen zu erstellen, die zum Beispiel noch nicht ausgeführt wurden oder bei denen es Probleme im Lager gab. Mit den Filtern kannst du diese Bestellungen schnell und automatisch erkennen. Anschließend kannst du die Liste exportieren, damit sich dein Kundenservice oder Lager direkt darum kümmern kann.

1.4. Bestellungen exportieren

Shopify bietet dir die Möglichkeit, Bestellungen als CSV-Datei zu exportieren, sei es alle oder nur eine Auswahl. Dies ist nützlich, wenn deine Lager-Mitarbeitenden gezielt nach bestimmten Bestellungen fragen, die noch auszuführen sind, oder wenn du die Daten außerhalb von Shopify weiterverarbeiten möchtest. Um Bestellungen zu exportieren, klicke oben auf die Schaltfläche "Exportieren".

Während es einfach ist, Bestellungen aus Shopify zu exportieren, ist der Import von Bestellungen auf diese Weise nicht so leicht möglich. Wenn du aufgrund eines Shop-Wechsels bestehende Bestellungen von einem anderen System zu Shopify übertragen möchtest, musst du die API-Schnittstelle nutzen. Dafür benötigst du technisches Know-how.

Wir empfehlen dir in diesem Fall, eine spezialisierte Shopify-Agentur zu beauftragen. Es gibt weiterhin auch Tools, die dies ermöglichen, wie Matrixify, Litextension oder Cart2Cart. Diese haben bestehende Schnittstellen und Möglichkeiten, Bestellungen im Falle eines Systemwechsels zu migrieren.

3.1. Bestellung eingegangen:

Die Bestellung ist in deinem Online-Shop eingegangen. Jetzt musst du die Zahlung erfassen.

Je nach Zahlungsanbieter werden die Zahlungen entweder manuell oder automatisch erfasst. Wenn du beispielsweise einen der folgenden Zahlungsanbieter in deinem Online-Shop aktiviert hast, erfolgt die Zahlungserfassung automatisch und du musst nichts weiter tun:

• Shopify Payments
• PayPal
• Amazon Pay
• Weitere Zahlungsanbieter mit nativer Schnittstelle zu Shopify

Falls du manuelle Zahlungsmethoden hinzugefügt hast, musst du die Zahlung manuell erfassen und in der Bestellung vermerken. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn du Vorkasse als Zahlungsmethode anbietest. Hierbei musst du den Zahlungseingang auf deinem Bankkonto selbst prüfen und anschließend den Eingang in der Bestellung markieren.

Um die Zahlung zu erfassen, gehe in die entsprechende Bestellung in deinem Shopify-Account und klicke auf die Schaltfläche "Zahlung erfassen". Mit einem Klick auf "Als bezahlt markieren" kannst du den Zahlungsstatus ändern.

3.2. Bestellung bezahlt:

Die Zahlung wurde erfasst. Jetzt musst du die Bestellung verpacken und versenden.

Während die Zahlungserfassung meist automatisiert abläuft, erfordert die Bestellabwicklung in der Regel mehr manuelles Zutun. Um eine Bestellung abzuwickeln, gehe in deinem Shopify-Account unter Bestellungen zur entsprechenden Bestellung, die du ausführen möchtest. Hier siehst du den Ausführungsstatus auf "Nicht ausgeführt".

Nicht ausgeführte Bestellung abwickeln

Klicke auf die Schaltfläche "Artikel ausführen". Ein neues Fenster mit verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten öffnet sich. Hier kannst du angeben, welche Produkte du versendest und die Sendungsnummer des Versanddienstleisters hinterlegen. Setze den Haken, um den Kunden automatisch zu benachrichtigen und die Sendungsnummer mitzuteilen, damit sie wissen, dass das Paket unterwegs ist.

Um die Bestellung abzuschließen, klicke auf "Artikel ausführen". Der Ausführungsstatus ändert sich dann auf "Ausgeführt". Automatische Benachrichtigungen kannst du in den Einstellungen unter "Benachrichtigungen" anpassen.

Abwicklung mit Drittanbietern

Bei einem hohen Bestellvolumen wird die manuelle Bearbeitung sehr zeitaufwendig. In diesem Fall lohnt es sich, über Shopify-Apps nachzudenken, die dir bei der schnelleren Ausführung und Bearbeitung der Bestellungen helfen können.

3.3. Bestellung ausgeführt:

Die Bestellung wurde versendet. Jetzt kannst du sie archivieren. Hierfür hast du zwei Optionen: Automatisch oder manuell.

Um eine Bestellung manuell zu archivieren, gehe in die jeweilige Bestellung und archiviere sie dort manuell.

Unser Tipp ist es jedoch, Bestellungen automatisch nach der Ausführung zu archivieren. Das kannst du in den Einstellungen unter "Checkout" einstellen, indem du den Haken bei "Bestellung automatisch archivieren" setzt.