Buchhaltung und Rechnungen sind auf den ersten Blick ein trockenes Thema, umso wichtiger ist, dass man sich damit richtig auseinandersetzt.
Zunächst einmal sollte es einem bewusst sein, dass es verschiedene Varianten von Buchhaltung gibt, diese aber in Deutschland grundsätzlich Pflicht ist.
Zentrale Frage sollte am Anfang sein, was die eigenen Anforderungen an die Buchhaltung sind. Dabei spielen insbesondere Unternehmensform und Durchlauf eine Rolle. Beispielsweise benötige ich im Rahmen der Kleinunternehmerregelung noch keine Bilanzierung.
Es geht somit meist erst einmal um Rechnungen erstellen und verschicken und das am besten automatisiert. Ein echter Klassiker dafür ist Order Printer, diese App bietet schöne Rechnungs-Templates und bleibt kostenlos bis zu einem Volumen von 100 Rechnungen pro Monat, doch auch darüber hinaus stellt sie eine günstige Variante dar mit nur 10$ monatlich. Selbstverständlich gibt es auch andere Lösungen. Es kommt auf die Ansprüche an. Wer größere Kunden gezielt abrechnen möchte und auf credit notes(Gutschriften) und Stornorechnungen nicht verzichten möchte für den ist bspw. Sufio eine gute Möglichkeit.
Irgendwann ist jedoch das bloße Schreiben und Verschicken von Rechnungen nicht mehr genug, man muss richtig buchhalterisch tätig werden. Dann kommt erst einmal ein Steuerberater ins Spiel, später kann dann viel automatisiert werden. Hier bieten sich echte Buchhaltungssysteme wie sevDesk, Lexoffice, FastBill an, gerade nachdem der eigene Shop das erste Jahr überlebt hat. Der Anschluss von Warenwirtschaftssystemen mit Multichannellösungen an Shopify fünktioniert inziwschen immer besser. Programme wie Billbee bieten hier die einfache Übertragung der Aufträge aus Shopify.
Diese Gesamtlösungen haben den Vorteil, dass der Unternehmer mit ihr seinen Pflichten zur Dokumentation verlässlich nachkommen kann. Umsatzsteuervoranmeldung und ähnliches sind dann ein "Klacks". Diese Tools bieten auch datev-Export an das Datenformat was auch Steuerberater verwenden oder sogar direkt die Erstellung der Dokumente und Abschlüsse. Wichtig ist bei diesen Programmen weniger die Integration sondern eher wie passt dieses Dritttool zu meinen Anforderungen, denn man muss sich bewusst machen, dass die Buchhaltung dann nämlich nicht nur für den Shopify-Shop sondern für das gesamte Business funktionieren muss, Personalkosten, Mieten, Lagerkosten etc. das alles muss über das Programm sauber nachgehalten werden.
Wie immer heißt es hier, mehrere Lösungen antesten, den Support herausfordern oder zusammen mit dem Steuerberater an der Implementierung eines Systems basteln. Zwar lässt sich auch beim Thema Buchhaltung nichts pauschalisieren, aber auch das Durchgehen von use cases von befreundeten Unternehmern kann hier hilfreich sein.
Hier auch nochmal im Video:
Shopify-Experte Patrick Rosenblatt von Eshop Guide klärt im Gespräch mit Adrian Piegsa von Tante-E was es beim Thema Buchhaltung als Shopify-Händler zu beachten gilt.
