Shopify Rechnungen GoBD‑konform erstellen: Tipps & Apps

Shopify macht das Verkaufen leicht – beim Thema Rechnungen wird es erfahrungsgemäß jedoch schnell knifflig. Welche Anforderungen gelten für Händler:innen in Deutschland und was musst du beachten, um rechtssichere Rechnungen zu erstellen?

In diesem Artikel stellen wir dir bewährte Lösungen & Rechnungs-Apps auf Shopify vor. Dabei gehen wir vor allem auf die Risiken ein, die beliebte Tools wie der Order Printer Pro bergen und wie du sichergehen kannst, die Anforderungen an GoBD-konforme Rechnungen zu erfüllen.

1. Grundlagen GoBD - in 3 Minuten erklärt

Egal ob du gerade deinen ersten Shopify-Shop eröffnest oder regelmäßig Bestellungen abwickelst: rechtssichere Rechnungen sind kein “Nice-to-have”, sondern eine zwingende Voraussetzung, um Probleme mit dem Finanzamt und der Steuerberatung zu vermeiden. Die Anforderungen hierfür regeln die GoBD - doch was bedeutet das und warum sind sie so wichtig?

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) legen fest, wie digitale Geschäftsprozesse in Deutschland steuerlich dokumentiert und geprüft werden müssen. Drei Kernprinzipien sind dabei unverzichtbar:

Prinzip	Kurz erklärt
Unveränderbarkeit	Eine einmal ausgestellte Rechnung darf nachträglich nur mit lückenloser Protokollierung geändert oder storniert werden.
Vollständigkeit	Jeder steuerrelevante Vorgang muss erfasst, nummeriert und archiviert sein – ohne Lücken im Rechnungsnummernkreis.
Nachvollziehbarkeit & Prüfbarkeit	Ein sachverständiger Dritter (z. B. Betriebsprüfer) muss Ihre Abläufe chronologisch und systematisch verstehen können.

Werden diese Anforderungen verletzt, drohen unter Umständen Konsequenzen wie die Verwerfung der Buchführung, Hinzuschätzungen durch das Finanzamt oder der Verlust des Vorsteuerabzugs.

Aktuelle Änderungen (2024/2025)

• E‑Rechnungs‑Pflicht: Laut Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes müssen B2B‑Umsätze ab 1. Januar 2027 ausschließlich als elektronische Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD 2.2) übermittelt werden. Eine Übergangsphase startet bereits 2025, in der Papierrechnungen sukzessive auslaufen.
• BMF‑Schreiben März 2025:Präzisiert, dass Cloud‑Systeme wie Shopify den GoBD‑Anforderungen nur dann genügen, wenn sie eine exportierbare Audit‑Trail‑Dokumentation sowie eine revisionssichere Archivierung bereitstellen.
• Digitaler Datenzugriff:Prüfer dürfen seit 2024 nicht nur CSV‑Exporte anfordern, sondern auch strukturierte XML/JSON‑Daten, falls diese im System erzeugt werden.

2. Voraussetzungen für rechtssichere Rechnungen

2.1. Shopify Rechnungen erstellen -  Checkliste laut § 14 UStG & § 14a

Die GoBD setzen auf Vollständigkeit – ohne die folgenden Daten ist deine Rechnung formal angreifbar:

• Name & Anschrift von dir (Leistender) und dem Käufer
• Steuernummer oder USt‑IdNr.
• Rechnungsdatum
• Eindeutige, lückenlose Rechnungsnummer
• Menge & Art der gelieferten Produkte / Dienstleistungen
• Leistungsdatum (oder Liefer‑/Leistungs­zeitraum)
• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag je Position
• Bruttogesamtbetrag
• Hinweis auf Steuerbefreiung (§ 19 UStG) oder inner­gemeinschaftliche Lieferung

2.2. Technische Mindestanforderungen

Muss-Kriterium	Warum es wichtig ist
Unveränderbarkeit & Audit-Trail	Prüfer müssen nachvollziehen können, was wann geändert wurde – automatisch und lückenlos.
Lückenloser Nummernkreis	Rechnungen müssen fortlaufend nummeriert sein. Sprünge führen zu Rückfragen oder sogar Schätzungen.
Revisionssichere Archivierung (10 Jahre)	Auch Protokolle, Metadaten und Änderungsverläufe müssen sicher archiviert werden.
Exportformate	Für Steuerberater und Behörden brauchst du Formate wie DATEV, XRechnung oder ZUGFeRD 2.2.

3. App-Check: Weshalb der Order Printer Pro in Deutschland nicht GoBD-konform ist

Während Shopify selbst vor allem den Verkauf erleichtert, bietet der standardmäßige Funktionsumfang kaum Schutz vor GoBD‑Fallen. Selbst gängige Tools wie der Order Printer Pro erfüllen nicht automatisch die gesetzlichen Standards, auch wenn sie im App Store zahlreiche positive Bewertungen erhalten.

Aus diesen Gründen rät Steuer-Experte Daniel Schlude von der Verwendung des Order Printer Pros für Rechnungen ab:

• Fehlende Manipulationssicherheit: Rechnungen, die mit dem OrderPrinter Pro erstellt werden, können nachträglich verändert werden, ohne dass diese Änderungen protokolliert werden. Dies widerspricht den GoBD-Anforderungen, die eine nachträgliche Unveränderbarkeit fordern.
• Problematischer Rechnungsnummernkreis: Order Printer Pro nutzt standardmäßig die Bestellnummer aus Shopify als Rechnungsnummer. Dies scheint auf den ersten Blick einleuchtend, da eine Zuordnung des Beleges zur Rechnung problemlos möglich ist. Jedoch ist die Shopify Bestellnummer nicht für Buchhaltungsprozesse ausgelegt. So kann es sein, dass Nummern übersprungen werden und der Rechnungsnummernkreis nicht mehr lückenlos ist.

Deshalb kann der OrderPrinter Pro in Deutschland bei Betriebsprüfungen abgelehnt werden, was für Shopify-Händler:innen im Ernstfall erhebliche Konsequenzen haben kann.

Weiterhin gibt es auch operative Gründe, weshalb wir das Tool für Online-Händler:innen nicht empfehlen::

• Komplizierte Anpassungen: Änderungen am Rechnungsdesign oder an den Inhalten erfordern oft Programmierkenntnisse. Viele Händler scheuen diesen Aufwand, sodass fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen im Umlauf bleiben können.
• Zusätzliche Kosten: Bei steigenden Bestellzahlen können die Gebühren für die Nutzung des Tools schnell in die Höhe schießen, was insbesondere für wachsende Unternehmen ein wirtschaftlicher Nachteil ist.

4. Der pathway Rechnungsprinter: Die GoBD-konforme Alternative

Doch welche rechtssicheren Rechnungs-Lösungen existieren für Shopify? Unsere Empfehlung: der Rechnungsprinter von pathway Solutions. Diese Lösung wurde speziell für den deutschen Markt entwickelt, erfüllt sämtliche GoBD-Anforderungen und ist das Tool, worauf führende Shopify-Brands vertrauen.

4.1. Die Vorteile im Überblick:

• GoBD-konforme Sicherheit
  • Manipulationssichere Rechnungen: Einmal erstellte Rechnungen können nicht ohne klare Protokollierung nachträglich verändert werden.
  • Automatische Archivierung: Sämtliche Belege werden revisionssicher gespeichert und sind jederzeit für das Finanzamt nachvollziehbar.
• Automatische Belegerstellung und Versand
  • Zeitersparnis: Rechnungen werden automatisch erstellt und zu vordefinierten Zeitpunkten (z. B. bei Bestellabschluss oder nach Zahlungseingang) versendet.
  • Fehlerreduktion: Die direkte Übernahme der Daten aus dem Shop-System minimiert Tippfehler und Übertragungsfehler.
• E-Rechnung und DATEV-Export
  • Elektronische e-Rechnungsformate: Unterstützung von Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung erleichtert die Zusammenarbeit mit Behörden und großen Geschäftspartnern.
  • Direkter DATEV-Export: Eine nahtlose Übergabe der Daten an den Steuerberater oder direkt an DATEV ermöglicht eine effiziente Buchhaltung.
• Hohe Individualität
  • Mehrsprachigkeit: Für internationale Verkäufe können Rechnungen in mehreren Sprachen erstellt werden.
  • Flexible Steuer- und Ländereinstellungen: Unterschiedliche Steuersätze und Währungen können problemlos integriert werden.
  • Variabler Rechnungszeitpunkt: Händler haben die Freiheit, den idealen Moment der Rechnungserstellung festzulegen – ob bei Bestellung, Lieferung oder Zahlung.
• Kostenkontrolle
  • Pay-per-Use-Modell: Nur tatsächlich erstellte Rechnungen werden berechnet, was insbesondere bei saisonalen Schwankungen im Geschäft für eine bessere Kostenkontrolle sorgt.

5. Tipps für eine erfolgreiche Finanzprüfung

Neben der Wahl einer GoBD-konformen Lösung empfiehlt Steuerexperte Daniel Schlude zusätzlich folgende Maßnahmen:

• Regelmäßige Datensicherungen: Erstellt regelmäßige Backups, um jederzeit auf ältere Belege zugreifen zu können.
• Lückenlose Dokumentation: Führe eine vollständige Dokumentation aller Bestellungen, Gutschriften und Stornierungen.
• Zusammenarbeit mit einem Steuerberater: Eine enge Abstimmung mit einem Fachmann kann helfen, potenzielle Stolperfallen frühzeitig zu identifizieren und zu beseitigen.

6. Fazit: GoBD-konforme Rechnungs-Tools sind ein Muss

Obwohl der OrderPrinter Pro von vielen Händler:innen genutzt und im Shopify App Store gut bewertet wird, birgt seine mangelnde GoBD-Konformität erhebliche Risiken und wird in Betriebsprüfungen oft nicht akzeptiert. Als verlässliche Alternative empfiehlt Daniel Schlude daher den pathway Rechnungsprinter, der eine automatisierte, sichere und GoBD-konforme Rechnungsstellung ermöglicht.

So können Shopify-Händler:innen nicht nur ihre Buchhaltungsprozesse optimieren, sondern auch langfristig rechtliche Risiken minimieren und sich voll auf das Wachstum ihres Online-Shops konzentrieren.