Xentral gehört zu den bekanntesten und populärsten ERP-Systemen und bezeichnet sich selbst als "Business Software für Startups und KMU [kleine und mittlere Unternehmen, Anmerkung der Redaktion]".
Anders als etwa plentymarkets, dem wir auch einen Artikel gewidmet und vorgestellt haben, ist Xentral ein reines ERP-System. Die Gemeinsamkeit besteht aber darin, dass auch Xentral über eine eigene Shopify-App verfügt.
Und das scheint auch sehr gut zu klappen, denn viele bekannte und erfolgreiche Shopify-Shops wie 3bears, vly, yfood, More Nutrition oder Sternglass sind bereits Kund:innen von Xentral.
Welche Funktionen bietet Xentral? Was sind die Vorteile?
Lagerverwaltung
Du kannst mehrere Lager, auch internationale, zentral abbilden und hast darüber hinaus eine Übersicht über den Bestand und den Warenwert. Mit der EAN-Funktion kannst Du das Lager noch effizienter verwalten. Zudem vereinfacht Xentral die LUCID-Registrierung und trackt die Verpackungen, deren Bestand ebenfalls kontrolliert wird, damit immer genügend Verpackungen vorhanden sind (allerdings nur in höheren Tarifen). Darüber hinaus können Produkte auch umgelagert werden.
Zentrales Auftragsmanagement
Du kannst Aufträge nach definierten Bedingungen priorisieren und Rechnungen erstellen und versenden.
Buchhaltung
Ein großes Plus und etwas, was Xentral von anderen ERP-Systemen abhebt, ist die Funktion im Bereich Buchhaltung. Dafür verfügt Xentral auch über eine native Integration zu DATEV. Alles wichtige, was Dein:e Steuerberater:in benötigt, wird zusammengestellt. Darüber hinaus gibt es ein mehrstufiges Mahnsystem für säumige Kund:innen.
Managen von Beschaffung und Lieferant:innen
Xentral macht basierend auf vorhandenen Daten (Lagerbestand, Mindestbestellmenge, Lieferzeit) Vorschläge für die Nachbestellung, damit Deine Produkte einerseits nicht ausverkauft sind, andererseits aber auch die Lager nicht zu überfüllt sind. Sämtliche Lieferant:innen kannst Du zudem an einem Ort zentral hinterlegen und managen. Gerade, wenn Du mit vielen Lieferant:innen zusammenarbeitest, ist das eine gute Möglichkeit, den Überblick zu behalten.
PIM
Produktdaten, -varianten, Stücklisten, aber auch Mindesthaltbarkeitsdaten können zentral verwaltet werden. Den Produkten werden Chargen- und Seriennummern zugewiesen, sodass sie zurückverfolgt werden können (was besonders bei möglichen Rückrufen von großer Bedeutung ist). Sämtliche Verkäufe und Umsätze werden abgebildet.
CRM
Sämtliche Kontakte kannst Du zentral managen, inklusive Historie. Du kannst Deinen Kund:innen direkt aus Xentral heraus auch E-Mails versenden.
Produktion managen (nur in höheren Tarifen)
Zeit und Kosten der jeweiligen Produktionsschritte werden von Xentral erfasst. So hast Du nicht nur einen Überblick, was die Produktion und ihren Status angeht. Du kannst dadurch auch die Schritte im Produktionsprozess unter Umständen optimieren.
Retourenmanagement (nur in höheren Tarifen)
Auch Retouren können verwaltet werden: Sie werden entgegengenommen und die Rücksendeetiketten und -belege werden verwaltet.
Was sind die Nachteile?
Ein Nachteil ist, dass nicht allzu viele Marktplätze angebunden sind. Die wichtigsten wie Amazon und Ebay sind zwar angebunden, darüber hinaus auch Kaufland, aber das war's auch schon.
Nachteilig ist auch, dass zwar sogenannte Pro Apps angeboten werden, mit denen der Funktionsumfang des ERP-Systems erweitert werden kann, jedoch ist das Angebot zum einen relativ klein, zum anderen stehen sie nur in teureren Tarifen zur Verfügung.
Und da wären wir auch beim dritten Punkt, der sich für Händler:innen nachteilig auswirken kann: Die monatlichen Gebühren, die relativ hoch sind (siehe unten). Dabei kann das ERP-System von relativ wenigen User:innen genutzt werden, in dem günstigsten Tarif sogar nur von einer:einem. Für jede:n weitere:n User:in, der:die es nutzen soll, werden weitere Gebühren fällig.
Ein weiterer Kritikpunkt betrifft den Support, der sich meist auf Community-Support im Forum beschränkt. Allerdings scheint Support bei ERP-Systemen im Allgemeinen Luft nach oben zu haben.
Wie hoch sind die Kosten?
Angeboten werden 3 Tarife, die entweder monatlich oder im Jahresvertrag, bei dem man 12% spart, gebucht werden können.
Die Tarife unterscheiden sich nach Funktionsumfang, den Supportmöglichkeiten und der Anzahl der User:innen. Dabei wird zwischen weiteren Usern (65€/Monat) und Light Usern (30€/Monat) unterschieden.
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Funktionen |
Preise |
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Core |
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- ab 130€/Monat (Monatsvertrag) - oder ab 99€/Monat (Jahresvertrag) |
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Growth |
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- ab 450€/Monat (Monatsvertrag) - oder ab 390€/Monat (Jahresvertrag) |
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Professional |
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- ab 2290€/Monat (Monatsvertrag) - oder ab 1990€/Monat (Jahresvertrag) |
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