Man denke an einen typischen Arbeitstag. Wie viele Dateien, Anwendungen/Apps und Programme laufen zu einem bestimmten Zeitpunkt? Laut dem 2019 Annual SaaS Trends Report von Blissfully sind es durchschnittlich etwa acht.
Der Verlust einer digitalen Datei, eines Dokuments, eines Fotos, eines Vertrags oder einer E-Mail kann in einer Remote-Arbeitsumgebung echten Stress verursachen. Es geht Zeit verloren, die Kund:innen sind unzufrieden und manche Daten müssen möglicherweise komplett neu erstellt werden. Vor diesem Hintergrund sind robuste Backup-Apps und -Software wie solche von Rewind ein Must-have.
In diesem Artikel, der auf dem entsprechenden Blog-Beitrag auf Rewind basiert, wird erklärt, was Backup-Apps tun können, was konkret zu Datenverlusten führt und wie die Wiederherstellung erfolgen kann.
Was ist eine Backup-App und was tut sie genau?
Jede:r, die:der schon einmal einen Datenverlust erlebt hat, kennt das Gefühl der Panik und Verzweiflung. In so einem Fall denkt man nur noch daran, wie man die Daten wiederherstellen kann. Wenn Du keine Backup-App nutzt, wird der Prozess viel komplexer - und in einigen Fällen sogar unmöglich.
Eine Backup-App läuft ständig im Hintergrund, um die Daten auf Deinen Geräten zu sichern. Die Backups werden in der Cloud gespeichert und sind auf Abruf verfügbar. Solltest Du aus irgendeinem Grund einen Datenverlust erleiden, kannst Du die Daten sofort aus einem Backup wiederherstellen und weiterarbeiten. Was viele nämlich nicht wissen: Shopify erstellt keine automatischen Backups. Im Falle eines Verlustes wichtiger Shop-Daten gehen sie daher möglicherweise unwiederbringlich verloren. Insofern haben Backup-Apps für einen Shopify-Shop eine wichtige Bedeutung.
Natürlich gibt es auch andere Möglichkeiten, Daten wiederherzustellen; aber nicht alle sind zuverlässig, kostengünstig oder benutzer:innenfreundlich. Wenn Du über keine Backup-App verfügst, kannst Du Deine Daten von einer Festplatte oder einem Datenträger wiederherstellen, wenn Du ein Backup erstellt hast. Wenn Du regelmäßig Sicherungskopien erstellst, kannst Du Deine Daten möglicherweise auch wiederherstellen; aber je nach dem, wie aktuell die Sicherungskopie ist, werden Dir wahrscheinlich einige Dateien fehlen.
Wenn Du keine Sicherungskopie hast, können Deine Dateien vielleicht noch abgerufen werden, aber Du musst entweder in eine Software für Datenwiederherstellung investieren oder Dein Gerät zu einer:einem Fachfrau:Fachmann bringen, um die Dateien zu extrahieren.
In beiden Fällen gibt es keine Garantie dafür, dass alle Dateien wiederhergestellt werden können. Und wahrscheinlich sind die Dateinamen und -hierarchien nicht mehr gültig; d.h. Du hast die Daten zwar wieder, müssen sie aber erst einmal sortieren und umbenennen. Das hört sich mühsam und frustrierend an - und ist es auch. Je nach Datenmenge, die Du wiederherstellen willst, kann es auch ziemlich teuer werden.
Alles in allem ist eine Backup-App eine zuverlässigere Methode zum Schutz Deiner Systeme und Dateien, da sie Dir dabei hilft, den Ärger, die Zeit und die Kosten einer Wiederherstellung mit anderen Methoden zu vermeiden.
Wie und wo Deine Daten gespeichert werden
Computer sind mit Hard Disc Drives (HDDs) oder Solid State Drives (SSDs) ausgestattet, auf denen die Daten lokal gespeichert sind. Da sie sich in dem Computer befinden, sind sie bis zu einem gewissen Grad geschützt; aber Stürze, Stöße oder Flüssigkeiten, mit denen der Computer eventuell in Berührung kommt, können sie zerstören. Das gilt vor allem für HDDs.
SSDs verwenden Speicherchips, die denen ähneln, die Daten auf den mobilen Geräten speichern. Sie sind im Allgemeinen langlebiger als Festplatten, aber nach einigen Jahren ständiger Nutzung steigt die Gefahr von Fehlfunktionen.
Verlorene Daten von SSDs und HDDs können wiederhergestellt werden, wenn sie nicht gelöscht oder überschrieben wurden. Das bedeutet, dass eine versehentlich gelöschte Datei in der Regel noch auf dem System vorhanden ist. Das Betriebssystem speichert die Dateien so lange in einem unzugänglichen Zustand, bis sie durch neue Daten überschrieben werden. Und selbstredend fällt das Ergebnis der Wiederherstellung umso besser aus, je früher Du handelst.
Die häufigsten Szenarien für Löschungen und deren Folgen
Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum und wie es zu Datenverlusten kommt. Das am häufigsten vorkommende Szenario ist jedoch menschliches Versagen, und das meist unbeabsichtigt.
Die am häufigsten gelöschten Objekte sind Dateien, Fotos, Videos und Textdokumente jeglicher Art, darunter auch E-Mails.
Die Hauptursache für den Verlust könnte sein:
Ausfall der Festplatte
Von Überhitzung bis hin zu physischen Schäden oder einer veralteten Festplatte kann vieles zum Ausfall einer Festplatte führen. Laut einer aktuellen Studie von Backblaze sind die Gründe für einen Datenverlust in diesem Bereich relativ gering und machen nur 1 % der Datenverluste aus.
Viren oder Malware
Sie gelangen über E-Mails, das Klicken auf Phishing-Mails oder gehackte Systeme in Dein System. Cyberkriminelle nutzen ungepatchte Software und ungeschützte Endpunkte aus, um sich Zugang zu den Systemen zu verschaffen. Andere nutzen Taktiken wie Phishing, um Mitarbeiter:innen dazu zu bringen, ihre Anmeldedaten preiszugeben. Laut 2021 Data Breach Investigations Report von Verizon sind 28 % aller Datenschutzverletzungen auf Schadsoftware zurückzuführen.
Menschliches Versagen
Trotz größter Vorsicht und Sorgfalt kann es auch schlicht menschliches Versagen sein, das zur versehentlichen oder fahrlässigen Löschung wichtiger Daten oder Systeme führt. Einige der größten Datenschutzverletzungen der letzten Jahre waren auf menschliches Versagen zurückzuführen. Bei vielen handelt es sich um verlorene Geräte oder um Mitarbeiter:innen, die Cybersicherheitsregeln nicht ernstnehmen oder gar ignorieren. Einigen Schätzungen zufolge ist menschliches Versagen für mehr als 90 % aller Datenverluste in Unternehmen verantwortlich.
(Natur-)Katastrophen
Verlust der physischen Räumlichkeiten oder alles, was den physischen Computer zerstört; beispielsweise Feuer, Überschwemmung, schwere Stürme, Stromausfälle, Erdbeben oder aber auch Vandalismus und Terrorismus.
Kosten von Datenverlusten
Unabhängig von der Ursache des Datenverlusts ist die Konsequenz dieselbe. Die jährlichen Kosten von Datenverlusten für Unternehmen sind schwer zu messen. Die Cost of a Data Breach Study (nur als Download verfügbar) von der IBM and Ponemon Institute schätzt die Kosten pro Vorfall auf durchschnittlich 8,64 Millionen US-Dollar; allerdings beziehen sich die Zahlen auf die USA. Fast die Hälfte dieses Betrags ist direkt auf den Verlust von Geschäften zurückzuführen; d.h. auf die Zeit, die ein Unternehmen benötigt, um verlorene Daten wiederherzustellen, auf die Arbeitsunterbrechungen während der Wiederherstellung der Systeme und auf den Vertrauensverlust bei Kund:innen und in der Öffentlichkeit.
Kleine und mittlere Unternehmen, die nicht über die nötigen Ressourcen verfügen, um sich von einem großen Verlust zu erholen, könnten im äußersten Falle gezwungen sein, ihr Geschäft aufzugeben.
Wie man Datenverlusten vorbeugt
Ein proaktiver Ansatz ist entscheidend für die Vermeidung von Datenverlusten. Wie das amerikanische Sprichwort, das auf Benjamin Franklin zurückgeht, besagt: An ounce of prevention is worth a pound of cure (Eine Unze Prävention ist mehr wert als ein Pfund Heilung). Wenn Du auf jedes Szenario vorbereitet bist, kannst Du Ausfallzeiten und den oft riesigen IT-Aufwand und die Kosten für die Wiederherstellung eines funktionsfähigen Zustands Deiner Systeme vermeiden.
Dein Backup-Plan ist die Grundlage für diese Bemühungen. In der Praxis ist Redundanz erforderlich - genau, Redundanz. Was im allgemeinen Sprachgebrauch eher negativ konnotiert ist, ist in diesem Falle notwendig: Du benötigst mehr als eine Kopie Deines Backups für den Fall, dass Deine primäre Quelle ausfällt. Die 3-2-1-Backup-Methode empfiehlt drei Kopien, von denen sich zwei auf unterschiedlichen Speichermedien befinden und eine außerhalb des Unternehmens gelagert wird; für den äußersten Fall, dass Du Deinen physischen Standort verlierst.
Eine Backup-App ist ein wichtiger Aspekt dieses Plans, da sie eine schnelle Wiederherstellung aus der Cloud ermöglicht, so dass Du keine Zeit mit der Suche nach einer Sicherungskopie oder dem Zugriff auf lokale Laufwerke verschwenden musst.
Natürlich sollte die Vermeidung von Datenverlusten in der DNA Deines Unternehmens und in Richtlinien verankert werden, für die alle Mitarbeiter:innen geschult sind und die sie befolgen. Im Folgenden findest Du einige Strategien, die Du schon heute umsetzen kannst:
- Lege Unternehmensrichtlinien zum Datenschutz und zur Datensicherheit fest und setze sie durch.
- Kläre Deine Mitarbeiter:innen über Risiken und Bedrohungen auf.
- Richte einen Zugang für Deine Systeme ein, die auf individuellen Zugriffsrechten basiert, damit Deine Mitarbeiter:innen nur auf die Dateien und Anwendungen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen.
- Aktiviere die Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Benutzer:innen.
- Verwende einen sicheren Passwort-Manager.
- Verwenden sichere Passwörter - idealerweise Phrasen mit 12-16 Zeichen.
- Stelle sicher, dass alle Anwendungen/Apps und Plugins von Drittanbietern auf dem neuesten Stand sind.
- Lies und verstehe alle Servicevereinbarungen mit SaaS von Drittanbietern, um sicherzustellen, dass sie mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.
- Führe ein regelmäßiges Wartungs- und Austauschprotokoll für Geräte und angeschlossene Anlagen ein, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Standards entsprechen.
- Nutze einen Cloud-Backup-Dienst, um sich abzusichern; zum Beispiel Rewind.
Die wichtigsten Vorteile der Verwendung einer Backup-App
Eine Backup-App wie beispielsweise von Rewind bietet viele Vorteile. Hier sind nur einige davon:
Wirtschaftlichkeit
Wenn man die potenziellen Kosten eines Datenverlusts bedenkt - von Produktivitätsverlusten bis hin zu Bußgeldern und Kosten für die Datenwiederherstellung ohne ordnungsgemäße Backups - bietet eine Backup-App einen großen Wert. Sie ist wie eine Versicherung, die für alle Fälle abgeschlossen wird. Und die niedrige monatliche Abonnementgebühr macht sich allein durch den Seelenfrieden bezahlt.
Spart Zeit
Jede Ausfallzeit aufgrund von Datenverlusten ist kostspielig. Je schneller Du die Daten wiederherstellen kannst, desto schneller bist Du wieder im Geschäft. Eine Backup-App unterstützt die sofortige Wiederherstellung und minimiert so den Verlust durch ungeplante Ausfallzeiten.
Benutzer:innenfreundlichkeit
Kleine und mittlere Unternehmen verfügen nicht immer über eigenes IT-Personal. Ohne eine Backup-App kann es die internen personellen Kapazitäten übersteigen, Systeme wieder in einen funktionierenden Zustand zu versetzen. Backup-Apps sind benutzer:innenfreundlich gestaltet, so dass praktisch jede:r in die Nutzung der Funktionen eingewiesen werden kann.
Anpassbarer Return Point
Der Return Point ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn Du versuchst, einen bösartigen Angriff zu überwinden. Du musst den Zeitpunkt genau bestimmen, an dem Deine Systeme sauber waren, damit Du von diesem Zeitpunkt an eine Wiederherstellung einleiten kannst. Eine Backup-App bietet dieses Maß an Individualisierung und minimiert so den Datenverlust und die alle damit verbundenen Kosten.
Die Vorteile von Rewind
Die Installation einer Backup-App zum Schutz Deiner Geschäftssysteme bringt ein Gefühl der Sicherheit und des Seelenfriedens mit sich. Die Wahl der richtigen Lösung für Deine Bedürfnisse ist entscheidend, da nicht alle Backup-Apps die gleichen Funktionen bieten und sich bezüglich des Leistungsumfangs voneinander unterscheiden.
Bei E-Commerce, Finanzdienstleistungen oder anderen Online-Geschäften, die auf eine Reihe von Drittanbietersoftware angewiesen sind, musst Du sicherstellen, dass die von Dir gewählte backup-App alles sichert und wiederherstellt; von einzelnen Elementen bis hin zu ganzen Shop-Themes, Abhängigkeiten von Drittanbieter-Apps, APIs und mehr.
SaaS-Anwendungen/Apps folgen in der Regel dem Shared Responsibility-Modell: Sie sind für systemweite Backups verantwortlich, während Du (die:der einzelne Benutzer:in) für Backups auf Kontoebene zuständig bist. Das bedeutet, dass sie Deine individuellen Dateien nicht wiederherstellen können, auch nicht gegen eine Gebühr.
Rewind führt ein kontinuierliches und umfassendes Backup all Deiner Dateien durch, so dass Du einzelne Daten oder Deine gesamte Datei, Deinen gesamten Speicher oder Deinen gesamten Datensatz wiederherstellen kannst. Außerdem steht das engagierte Support-Team bereit, um Dir bei der Wiederherstellung von Daten zu helfen, die nicht ganz in Ordnung sind.
Die Preisgestaltung von Rewind ist einfach zu verstehen und die Service-Levels sind an Deine Bedürfnisse anpassbar. Die Kosten für Dein Abonnement richten sich nach der Anzahl der Transaktionen, die Du durchführst; und Du kannst sie jederzeit erhöhen oder verringern.
Alles in allem erfüllt Rewind jedes Bedürfnis: Es ist relativ kostengünstig, benutzer:innenfreundlich und bietet Dir die Sicherheit, die Du brauchst, damit Du Dich auf das konzentrieren kannst, was Du am besten kannst: dein Geschäft.
Du hast Fragen? Wir helfen Dir gerne!
Falls Du Fragen haben solltest oder es noch Unklarheiten gibt, melde Dich gerne jederzeit bei uns. Wir von Tante-E sind eine der führenden Shopify-Experten-Agenturen in Deutschland mit Standorten in Berlin und Köln. Wir betreiben eigene Onlineshops auf Shopify und haben darüber hinaus zahlreiche Projekte wie Shop-Setups oder Shop-Optimierungen realisiert, sodass wir im Bereich E-Commerce im Allgemeinen und mit der Shopify-Plattform im Besonderen eine hohe Expertise besitzen. Falls Du also Fragen haben solltest, sind wir jederzeit für Dich da. Melde Dich einfach bei uns, wir freuen uns sehr auf Dich.
