In Klaviyo ist ein Flow ein automatisierter Workflow, der durch einen Auslöser (Trigger) in Gang gesetzt wird und dann einen oder mehrere Schritte umfasst. Flows können so aufgebaut sein, dass sie zeitnahe E-Mails an Empfänger:innen senden oder einfach bestimmte Aktionen ausführen, wie z.B. die Aktualisierung eines bestimmten Feldes in einem Profil.
In diesem Artikel, der auf dem entsprechenden Beitrag im Help-Center von Klaviyo basiert, wird erläutert, wie sich Kontakte durch einen Flow bewegen. Ferner werden folgende Fragen beantwortet:
- Wie werden Empfänger:innen für Flow-Nachrichten eingeplant?
- Was passiert, wenn Du eine Zeitverzögerung in einem aktiven Flow aktualisierst?
- Wie wirkt sich das Hinzufügen eines neuen Schritts auf die Empfänger:innen des Flows?
- Was passiert, wenn Du die Schritte in einem aktiven Flow neu ordnest?
- Was passiert, wenn Du einen Schritt in einem aktiven Flow löschst?
Wie Empfänger:innen für den Erhalt von Flow-Nachrichten auf Klaviyo eingeplant werden
Wenn eine neue Person einen Flow betritt, nachdem sie sich aufgrund des Flow-Triggers dafür qualifiziert hat, wird sie sofort für den ersten Schritt der Serie eingeplant.
Dieser erste Schritt kann eine Aktion sein, beispielsweise eine E-Mail oder eine logische Bewertung, z.B. ein Conditional Split.
- Wenn es keine Zeitverzögerung vor diesem ersten Schritt gibt, wird der:die Empfänger:in den Schritt schnell durchlaufen und für den nächsten Schritt eingeplant.
- Liegt vor diesem ersten Schritt eine Zeitverzögerung vor, bleibt der:die Empfänger:in in einem Wartebereich, bis die geplante Zeit eintritt. Der "geplante" Zustand einer:eines Empfängerin:Empfängers ist der Zustand Waiting.
Ein:e Empfänger:in wird jeweils nur für einen Schritt in einem Flow eingeplant, wenn der Flow aktiv ist.
Angenommen, Dein Flow ist so eingerichtet, dass "E-Mail #1" in einem Flow nach einer Stunde und "E-Mail # 2" nach einem Tag gesendet wird. Jemand, die:der neu in den Flow eintritt, befindet sich im Waiting-Bucket für "E-Mail #1", bis eine Stunde vergangen ist.
Nachdem diese Person "E-Mail #1" erhalten hat, wird sie sofort für "E-Mail #2" eingeplant. Erst wenn diese Person die "E-Mail # 1" hinter sich gelassen hat, wird sie in den Waiting-Bucket für die "E-Mail # 2" verschoben.
Falls Du Shopify-Händler:in bist und daher eine Shopify-Integration in Deinem Klaviyo-Account hast, musst Du Dir über die Synchronisation keine Gedanken machen: denn sie geschieht in Echtzeit.
Allerdings gilt das nicht für alle Shop-Integrationen. Wenn Du eine Integration hast, die nicht sofort synchronisiert, solltest Du beachten, dass qualifizierte Profile immer noch für den ersten Schritt in einem Flow eingeplant werden, solange die Informationen für das auslösende Ereignis innerhalb von vier Stunden nach Eintreten des Ereignisses in Klaviyo synchronisiert werden. Oder aber auch dann, wenn eine Zeitverzögerung der erste Schritt nach dem Auslöser ist, solange die Synchronisation in den Zeitrahmen der Zeitverzögerung fällt - je nach dem, was zuletzt eintritt.
Wenn die Differenz zwischen der synchronisierten (also aufgezeichneten) Zeit und der tatsächlichen Zeit für ein Ereignis größer ist als das Standardfenster von vier Stunden und die Zeitverzögerung, werden sie im Flow übersprungen. In diesem Klaviyo-Beitrag findest Du Details dazu, wie oft Deine Integration Daten mit Klaviyo synchronisiert. Falls weiterhin Probleme bestehen, kontaktiere bitte den Support von Klaviyo.
Wie sich eine Nachricht im manuellen Modus auf den Fortschritt der:des Empfängerin:Empfängers auswirkt
Wenn eine Nachricht im manuellen Modus ist, hält sie den:die Empfänger:in nicht davon ab, sich durch einen Flow zu bewegen. Angenommen, Dein Flow ist ähnlich wie unten dargestellt; mit der ersten Nachricht im manuellen Modus, gefolgt von einer fünftägigen Zeitverzögerung und dann der zweiten Nachricht:
In diesem Fall werden die Empfänger:innen, sobald sie die Needs Review-Phase für die erste Nachricht erreicht haben, im Flow bleiben. Nach fünf Tagen erhalten sie also die zweite E-Mail - auch wenn Du ihnen die erste noch nicht geschickt hast.
Aktualisierung der Zeitverzögerung in einem aktiven Klaviyo-Flow
Wenn Du die Zeitverzögerung vor einem Schritt aktualisierst, werden diejenigen, die sich bereits im Flow befinden und diesen Schritt noch nicht erreicht haben, automatisch nach dem aktualisierten Zeitplan eingeplant, wenn sie ihn erreichen.
Angenommen, Du hast einen Flow, bei dem die "E-Mail #1" so eingestellt ist, dass sie nach 2 Tagen und die "E-Mail #2" 5 Tage später versendet wird.
Becky tritt in einen Flow ein und wartet darauf, am nächsten Tag "E-Mail #1" zu erhalten. Während sie für "E-Mail #1" eingeplant ist, aktualisierst Du die "E-Mail #2" so, dass sie 2 Tage später versendet wird (statt 5 Tage später). Sobald Becky die "E-Mail #1" erhält, wird sie gemäß dem aktualisierten Zeitplan für "E-Mail #2" eingeplant und erhält diese E-Mail 2 Tage später.
Für denselben Flow hat sich Joe jedoch ein paar Tage vor Becky angemeldet und befindet sich bereits im Waiting-Bucket für "E-Mail #2". Wenn Du die Zeitverzögerung vor dieser E-Mail aktualisierst, wird Joe nicht neu eingeplant, um den Flow früher zu erhalten. Er wird diese zweite E-Mail immer noch 5 Tage nach der ersten erhalten, weil er für diese zweite E-Mail eingeplant gewesen war, bevor Du die Zeitverzögerung aktualisiert hast.
Wenn Du die Zeitverzögerung vor einem Schritt aktualisierst, werden diejenigen, die bereits im Waiting-Bucket eingeplant sind, nicht neu eingeplant.
Folgendes solltest Du ferner beachten: Wenn Du eine Zeitverzögerungskomponente so einstellst, dass sie bis zu einem bestimmten Tag wartet, wirst Du nicht in der Lage sein, die erwartete Anzahl von Tagen für alle E-Mails und SMS anzuzeigen, die nach dieser Verzögerung kommen.
Angenommen, Du hast eine Zeitverzögerung, die 5 Tage wartet und nur am Montag oder Freitag versendet. In diesem Fall kann Klaviyo nicht bestimmen, wann ein:e Empfänger:in die folgende Nachricht erhält, da jede Person im Flow eine unterschiedliche Anzahl von Tagen hat, bevor sie die Nachricht erhält.
Hinzufügen eines neuen Schritts zu einem aktiven Klaviyo-Flow
Wenn Du einen neuen Schritt zu einer bestehenden Flow-Serie hinzufügst (z.B. eine E-Mail, eine Aktion zur Aktualisierung von Profileigenschaften, einen Split usw.), werden Empfänger:innen, die zu dem Zeitpunkt für einen früheren Schritt eingeplant sind, automatisch für den neuen Schritt in der Sequenz eingeplant.
Angenommen, Du hast eine Willkommensserie mit drei E-Mails, die eine Woche nach der Anmeldung einer Person versendet wird. Du möchtest diese Serie verlängern und am Ende drei weitere E-Mails hinzufügen. Nun erstreckt sich der Flow über 2 Wochen nach der Anmeldung.
Die Empfänger:innen, die sich zu diesem Zeitpunkt in Deiner Sequenz befinden, werden automatisch für die neuen E-Mails eingeplant. Du musst Deinen Flow nicht wieder rückdatieren oder andere Maßnahmen ergreifen. Dies gilt jedoch nur für Empfänger:innen, die sich noch in der Sequenz befinden.
Empfänger:innen, die den Flow bereits verlassen haben, bevor diese neuen E-Mails hinzugefügt worden sind, werden nicht für den Empfang eingeplant. In diesem Fall musst Du den Flow rückdatieren, um sicherzustellen, dass diejenigen, die den Flow bereits verlassen haben, aber noch innerhalb des richtigen Zeitrahmens für die neu hinzugefügten E-Mails liegen, die neuen E-Mails in der richtigen Reihenfolge erhalten.
Neuordnung der Schritte in einem aktiven Klaviyo-Flow
Kontakte werden für alle Schritte in einem Flow einzeln eingeplant und sie müssen einen Schritt durchlaufen, bevor sie für den nächsten eingeplant werden.
Das bedeutet, dass für Personen, die sich durch einen Flow bewegen, alle Änderungen an Schritten, die noch vor ihnen liegen, Auswirkungen auf ihre Customer Journey haben.
Wenn jemand jedoch bereits für einen bestimmten Schritt eingeplant ist (unter Waiting), bleibt sie:er für diesen Schritt eingeplant, auch wenn Du sie:ihn an eine andere Stelle in der Sequenz verschiebst. Angenommen, die Person ist für eine erste E-Mail oder SMS eingeplant (unter Waiting) und Du passt den Flow an, um Schritte vor dieser ersten Kontaktaufnahme hinzuzufügen, erhält sie diese Schritte nicht; es sei denn, Du rückdatierst sie.
Angenommen, Du hast eine Flow-Serie mit vier E-Mails:
- Becky hat die E-Mails "#1" und "#2" erhalten und ist derzeit für die "E-Mail #3" vorgesehen. Während Becky noch für "E-Mail #3" eingeplant ist, ziehst Du diese E-Mail jedoch an den Anfang des Flows.
- Neue Kontakte, die in den Flow eintreten, erhalten diese E-Mail zuerst, aber Becky erhält sie weiterhin zu ihrer ursprünglich geplanten Zeit.
- Nachdem Becky "E-Mail #3" erhalten hat, versucht Klaviyo, sie für den nächsten Schritt ("E-Mail #1") einzuplanen. If a contact has already moved through a step in a sequence and arrives at it again because you've reordered the steps, the contact will not be scheduled a second time ("Wenn ein Kontakt bereits einen Schritt in einer Sequenz durchlaufen hat und ihn erneut erreicht, weil Du die Schritte neu geordnet hast, wird der Kontakt nicht ein zweites Mal eingeplant". In diesem Fall hast Du die "E-Mail #3" vor den E-Mails "#1" und "#2" platziert, aber da Becky bereits die E-Mails "#1" und "#2" erhalten hat, wird sie nicht erneut für diese eingeplant.
- Becky wird für den Erhalt von "E-Mail #4" eingeplant, da dies die nächste E-Mail in der Reihenfolge ist, die sie noch nicht erhalten hat.
- Die einzige Möglichkeit für Becky, neue E-Mails zu erhalten, die vor der nächsten E-Mail, für die sie eingeplant ist, hinzugefügt werden, besteht darin, die E-Mails rückzudatieren.
Löschen von Schritten in einem aktiven Klaviyo-Flow
Wenn Du einen Schritt mit wartenden Kontakten löschst, werden diese Kontakte zum nächsten Schritt in Deinem Flow verschoben. Wenn Du einen Schritt aus Deinem Flow löschst, löschst Du auch alle mit diesem Schritt verbundenen Daten. Bei E-Mails oder SMS kannst Du diese Daten beibehalten, indem Du den Nachrichtenmodus auf Draft setzt. Kontakte werden nicht für Nachrichten im Draft-Modus eingeplant, sondern gehen zum nächsten Schritt im Flow über.
Die einzige Ausnahme besteht darin, wenn:
- Der zu löschende Schritt ist ein Split ist (Conditional oder Trigger)
- Es direkt vor dem Split keine Verzögerung gibt
In diesem Fall werden alle wartenden Kontakte aus dem Flow entfernt, wenn der Split gelöscht wird. Andernfalls werden sie mit dem nächsten Schritt fortgesetzt.
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Falls Du Fragen haben solltest oder Beratung oder Unterstützung benötigst, setze Dich gerne mit uns in Verbindung. Wir von Tante-E sind eine der führenden Shopify-Experten-Agenturen in Deutschland mit Standorten in Berlin und Köln und sind seit dem Jahr 2021 offizielle Partneragentur von Klaviyo; als eine der ersten im deutschsprachigen Raum.
Wir betreiben nicht nur eigene Onlineshops auf Shopify, sondern haben in den letzten Jahren 200 Projekte wie Shop-Setups oder Shop-Optimierungen realisiert. Insofern verfügen wir über eine hohe Expertise im Bereich E-Commerce im Allgemeinen und Shopify im Besonderen. Daher würden wir uns sehr freuen, wenn wir auch Dir helfen dürfen. Melde Dich einfach bei uns, wir freuen uns auf Dich.
Bildquelle: Klaviyo
